Non esiste un prezzo unico per un chatbot aziendale. Per confrontare due proposte bisogna separare implementazione, piattaforma e consumi, manutenzione e tempo delle persone interne. Un canone basso non descrive da solo quanto spenderai nel primo anno, né chiarisce quali attività rimarranno al team.
Questa guida non è un listino Hello AI Studio e non propone prezzi di mercato. È uno strumento per chiedere preventivi confrontabili e calcolare il costo complessivo di possesso, o TCO. Prima di scegliere un importo, rendi uguali il problema da risolvere, le inclusioni e i criteri con cui accetterai il lavoro.
Il perimetro minimo da mettere a preventivo
Prepara una scheda identica per tutti i fornitori. Indica il canale iniziale, chi userà il chatbot e quali domande deve affrontare. Un assistente pubblico sul sito e uno interno con documenti riservati non sono lo stesso progetto. Elenca anche ciò che resta escluso: evita che una proposta comprenda attività assenti nell’altra.
- Canale: sito o chat interna; pubblico ammesso e accesso necessario.
- Fonti: elenco, formato, lingue, responsabile e frequenza di aggiornamento.
- Integrazioni: sola lettura oppure scrittura, sistemi coinvolti e approvazioni.
- Volumi: conversazioni attese, lunghezza tipica e periodi di picco, distinguendo misure da ipotesi.
- Accettazione: domande di prova, comportamento senza risposta e passaggio a una persona.
Le voci di costo e le domande da fare
| Tipo | Voce | Domanda al fornitore |
|---|---|---|
| Una tantum | Analisi, preparazione fonti, configurazione | Quali documenti e prove sono inclusi nell’avvio? |
| Una tantum | Integrazioni e permessi | Quali sistemi, operazioni e ambienti saranno testati? |
| Ricorrente | Piattaforma, hosting e consumi | Quale capacità è inclusa e cosa succede al superamento? |
| Ricorrente | Manutenzione e assistenza | Chi corregge errori e aggiorna fonti; con quali esclusioni? |
| Interno | Revisione, aggiornamento e coordinamento | Quanto lavoro resta a noi e quale formazione riceviamo? |
Chiedi che le esclusioni siano scritte accanto alle inclusioni. Una modifica delle fonti può essere autonoma, assistita o oggetto di un nuovo intervento: non trattare queste opzioni come equivalenti. Verifica inoltre se gli ambienti di prova e i consumi durante il collaudo rientrano nell’importo proposto.
FAQ a regole, documenti o operazioni nei sistemi?
Una FAQ a regole segue percorsi e risposte preparate: il lavoro riguarda soprattutto copertura delle domande e manutenzione dei percorsi. La consultazione documentale richiede invece preparazione delle fonti, recupero dei brani, permessi e controlli sulle risposte. Non basta aggiungere file per rendere comparabili le due offerte.
Se il chatbot modifica dati nei sistemi, aggiungi al perimetro autorizzazioni, conferme, gestione degli errori e possibilità di annullamento. Leggere lo stato di una pratica è diverso da cambiarlo. Chiedi una voce distinta per ogni operazione e non pagare per un’autonomia che il processo non richiede.
Messaggi, crediti e token non sono equivalenti
Un messaggio è un’unità definita dalla piattaforma; un credito può pesare diversamente secondo l’attività; i token sono porzioni di testo elaborate dal modello. Non convertirli con una proporzione universale. Chiedi un esempio di conteggio sulla stessa conversazione, includendo domanda, risposta, documenti recuperati ed eventuali chiamate agli strumenti.
La FAQ ufficiale di Microsoft Copilot Studio illustra un modello di capacità e crediti con regole di conteggio proprie del prodotto. È un riferimento per capire perché controllare le unità, non un listino generico per chatbot.
Fai precisare capacità inclusa, scadenza dell’eventuale credito, sovrapprezzi, avvisi e blocco al limite. Domanda se test, errori o ripetizioni consumano capacità e chi può vedere il dettaglio. Un tetto di spesa è utile solo se sono chiari il comportamento al raggiungimento e chi autorizza un aumento.
Formula del primo anno ed esempio ipotetico
Costo primo anno = avvio + somma dei costi ricorrenti dei dodici mesi + extra non inclusi + costo del tempo interno. Se canone e consumi sono separati, sommali; se il canone include i consumi ipotizzati, non contarli una seconda volta. Rendi esplicite le ipotesi su volumi e ore.
Esempio esclusivamente ipotetico: non è un preventivo, un’offerta HelloAI o una stima di mercato. Tutti gli importi sono ipotizzati senza IVA. Avvio 2400 EUR; canone mensile 180 EUR, comprendente piattaforma e tutti i consumi previsti per questo esempio. Nessun altro extra è ipotizzato.
| Voce | Calcolo | Totale |
|---|---|---|
| Costi esterni | 2400 + 12 × 180 | 4560 EUR |
| Tempo interno | 6 ore/mese × 40 EUR/ora × 12 | 2880 EUR |
| Costo complessivo | 4560 + 2880 | 7440 EUR |
Le ore interne comprendono revisione e aggiornamento nell’ipotesi didattica. Se i tuoi volumi superano quelli inclusi o serve un’integrazione aggiuntiva, ricalcola la relativa voce. Il valore orario è soltanto un’ipotesi organizzativa dell’esempio, non una tariffa professionale.
Confronto preventivi e checklist prima della firma
| Criterio | Proposta A: da compilare | Proposta B: da compilare |
|---|---|---|
| Perimetro e collaudo | Inclusioni ed esclusioni | Stesso perimetro? |
| Spesa primo anno | Avvio, ricorrenti, extra, ore | Stesse ipotesi? |
| Uscita e supporto | Esportazione, stop, assistenza | Quali vincoli restano? |
- Chiarisci proprietà e disponibilità di dati, fonti e conversazioni.
- Verifica formato di esportazione e cosa serve per cambiare fornitore.
- Individua chi può modificare le fonti e come controllare la modifica.
- Definisci supporto, segnalazione errori e responsabilità interne.
- Concorda stop del servizio, tetto di spesa e autorizzazione degli extra.
Mini brief copiabile
Obiettivo: [attività]. Canale e utenti: [chi accede]. Fonti e lingue: [elenco]. Sistemi: [lettura/scrittura]. Volumi: [misurati o ipotizzati]. Chi aggiorna: [referente]. Test di accettazione: [domande e limiti]. Budget massimo: [da concordare].
Domande: cosa comprende l’avvio? Come sono conteggiati i consumi? Quali extra richiedono approvazione? Chi interviene su risposte errate? Come esportiamo dati e interrompiamo il servizio? Richiedi una risposta scritta, così il confronto non dipende soltanto dalle dimostrazioni.
Domande frequenti
Il preventivo più economico è quello con il canone minore?
Non necessariamente. Confronta l’anno completo sullo stesso perimetro, includendo avvio, extra e lavoro interno. Un’attività esclusa può spostare il costo dal fornitore al team.
Come confronto offerte con unità di consumo diverse?
Chiedi a ciascun fornitore il conteggio degli stessi casi rappresentativi. Confronta inclusioni e limiti, non il numero nominale di messaggi, crediti o token.
Se non conosco ancora i volumi, posso chiedere un preventivo?
Sì, dichiarando le ipotesi. Chiedi una capacità iniziale, un tetto di spesa e una revisione basata sui consumi osservati, senza presentare l’ipotesi come domanda già misurata.
Porta il perimetro al confronto
Per valutare il chatbot porta la scheda compilata; se il processo è ancora incerto, parti dall’analisi prima dell’implementazione.