ChatGPT per aziende: 5 attività da migliorare e gli errori da evitare

ChatGPT è spesso il primo strumento AI che entra in azienda, di solito senza un piano. Usato bene, fa risparmiare tempo su attività di scrittura e lettura; usato male, produce testi plausibili ma sbagliati. Ecco cinque attività concrete, ciascuna con cosa fornire, un prompt di partenza e il controllo da fare prima di usare il risultato.

• Input: note o trascrizione che sei autorizzato a condividere nello strumento.
• Prompt: “Dalle note seguenti estrai decisioni, attività con responsabile e scadenza, e domande aperte. Se un responsabile non è indicato scrivi ‘da assegnare’.”
• Controllo: confronta le decisioni con le note e verifica che nessun nome o data sia stato aggiunto.

• Input: il messaggio ricevuto e i punti che vuoi comunicare.
• Prompt: “Scrivi una risposta cortese e breve che comunichi questi tre punti. Non aggiungere impegni o informazioni non presenti.”
• Controllo: leggi tutto prima di inviare, in particolare prezzi, date e promesse.

• Input: due versioni di un'offerta o di una procedura.
• Prompt: “Elenca le differenze tra versione A e versione B in una tabella con: sezione, testo A, testo B, impatto pratico.”
• Controllo: verifica sui documenti originali le differenze più importanti; il confronto può tralasciare dettagli.

Esempio con dati sintetici: un foglio con mese, area e numero di richieste ricevute.

• Input: il file, se la funzione di analisi è disponibile nel tuo piano e il file può essere condiviso.
• Prompt: “Descrivi le colonne, segnala valori mancanti e mostra un grafico delle richieste per mese. Spiega quali assunzioni hai fatto.”
• Controllo: ricalcola a campione un totale e leggi le assunzioni dichiarate.

La guida di OpenAI sull'analisi dati spiega che ChatGPT può lavorare su file caricati producendo tabelle e grafici tramite codice, e invita a verificare codice, risultati e assunzioni; la disponibilità della funzione dipende dal piano e dalla configurazione dell'area di lavoro.

• Input: come la persona esperta svolge l'attività, anche in forma di appunti.
• Prompt: “Trasforma questi appunti in una procedura numerata per un nuovo collega. Segnala i passaggi che sembrano mancare.”
• Controllo: fai provare la procedura a qualcuno che non la conosce.

Usare ChatGPT come assistente significa che una persona incolla informazioni, legge la risposta e decide. Un'integrazione automatica, per esempio con il CRM, significa che dati e azioni passano tra sistemi senza copia e incolla. Alcuni piani offrono connessioni a strumenti esterni, ma la disponibilità varia per piano e configurazione: un vero flusso integrato va progettato, con permessi e controlli.

Le regole sul trattamento dei dati dipendono dal prodotto e dalle impostazioni. Per esempio, OpenAI dichiara che per ChatGPT Business i dati aziendali non vengono usati per addestrare i modelli per impostazione predefinita. Questo non rende automaticamente conforme ogni utilizzo, né vale allo stesso modo per tutti i prodotti o gli account personali.

Regola pratica: non inserire dati riservati o personali senza aver verificato che lo strumento e l'account siano autorizzati dall'azienda per quel tipo di dati.

• fidarsi di numeri e citazioni senza controllarli
• usare account personali per informazioni di lavoro
• chiedere tutto in un unico prompt lungo invece di procedere per passi
• non salvare i prompt che funzionano, così ognuno riparte da zero

• OpenAI – Data analysis with ChatGPT (si apre in una nuova scheda)
• OpenAI – Managing data, sharing, and privacy in ChatGPT Business (si apre in una nuova scheda)

• Automazioni AI per documenti ed email

Per imparare a usare questi strumenti in modo pratico e sicuro con il tuo team:

• Scopri il corso AI Business Essentials